Nós nascemos com a Missão de oferecer uma solução personalizada e de baixo custo, para o gerenciamento dos documentos dos nossos clientes.

Asseguramos que não basta somente digitalizar e controlar versionamento de arquivos, gerados na empresa, mas é necessário adotar procedimentos que facilitem a gestão informacional, dimensionando seu ciclo de vida, tanto para documentos físicos ou digitais, entendemos que o excesso de informação gera desinformação e pode causar grandes desvantagens para as empresas.

Quanto mais organizadas as informações, maior produtividade de equipes, maior controle interno, maior e melhor visibilidade no mercado atuante. O aumento do volume de informações, pode influenciar positivamente ou negativamente no crescimento do seu negócio, por isto é fundamental a utilização de Tecnologia e Sistemas que auxiliem na gestão de conteúdo.

Sabemos que a 4ª revolução industrial esta em marcha, mas já podemos observar as mudanças em processos que tornam mais eficientes e impactam nas tomadas de decisões internas e externas das organizações. Com toda esta mudança, os gestores devem pensar em processos facilitadores de ECM (Enterprise Content Management).

Consulte-nos e veja que podemos contribuir no processo de gestão documental para sua organização.

Aquisição de acórdãos junto à Brasília.
Realização de pesquisas em bases de dados JUIS e JURIS-SINTESES.
Substituição da classificação CDU pela de CD-Direito própria para área jurídica.
Clipping de notícias diárias para alimentar o site do escritório.

Desenvolvemos metodologia de empréstimos por códigos de barras para que os colaboradores tenham total liberdade no Centro de Documentação para retirar pastas a qualquer momento.

Atualização da base de dados do sistema Mcfile integrado ao arquivo físico.
Organização física do arquivo de S.P.

Mapeamento de documentos inativos.
Controle do fluxo documental dos clientes e processos da empresa, os quais são solicitados via web, tais como abertura de pastas e arquivamento de documentos nas que já existem.
Reuniões trimestrais com a equipe do RJ para conscientização do uso adequado do sistema.

Participação no projeto de organização da rede de documentos eletrônicos da área de produtos de tesouraria do banco de atacados do grupo Santander. Adotamos um padrão para organizar e dar nomenclatura para a rede documental eletrônica existente na área da tesouraria.
Neste projeto, realizou-se a migração de uma base já existente em PHL (Hummiburd) para o Sharepoint.
Inserção de resumos, conferência dos dados. O repositório destinou-se para consultas de documentos online e desenvolvimento dos produtos bancários diretamente na intranet do banco.

Parametrização de nomenclatura para criação de documentos online.

Otimização de um Centro de Documentação

Gestão de equipe interna do cliente aproximadamente 30 pessoas incluindo aprendizes e PCD’S.

Mapeamento de toda a documentação gerada na empresa, como contratos e subcontratos terceirizados.

Implantação de projeto de digitalização para prontuários de RH e de documentos SSMA. Com esta implantação tivemos grande ganho de melhoria nos processos de atendimentos internos.

Gerenciamento interno de prazos de guarda para todo o tipo documental produzido pela empresa, com tabelas de temporalidade desenhada para os setores.

Cliente não optou por guarda externa, mas por monitorar, centralizar, tratar e disseminar toda a informação necessária para as unidades de trabalho.
Redução de 50% do espaço físico de documentos de 30 anos de empresa, todos os prontuários foram triados, digitalizados e arquivados.

Redução de custo de 156mil/ano com aluguel após triagem e avaliação de documentos.

Realizamos um mapeamento documental.

Onde diagnosticamos uma mudança do acervo de ordem alfabética para ordem numérica baseada no número de matricula dos colaboradores.

Desmembramento de arquivos paralelos como arquivo de afastados, aposentados, onde possibilitou a unificação do acervo de funcionários tanto para ativos quanto para colaboradores desligados.

Gestão de prontuários de 22 mil funcionários, compostos por admissões e rescisões geradas no mês, baixa e controle e arquivamento através do sistema Oris.

Gestão e treinamentoda equipe interna do próprio cliente.
Juntada de documentos para atendimento de fiscalizações, setor jurídico etoda a documentação pertinente aos prontuários dos funcionários do cliente.
Controle do fluxo documental do Departamento Pessoal da empresa, inserção e tratamento da informação em bases de dados (SAP).

Atuação dentro do SEBRAE-SP para o projeto de Gestão de Documentos Levantamento dos documentos e tipologias documentais existentes atualmente no SEBRAE-SP.
Entendimento dos processos de negócios do cliente.
Levantamento Quantitativo e Qualitativo
Elaboração de Plano de Classificação Documental existente dentro do Sebrae.
Elaboração das Tabelas de Temporalidades por unidades com aplicação de legislação para aprovação jurídica.

Levantamento em escritórios no interior de São Paulo, para unificação e parametrização dos processos documentais.
Acompanhamento de cronograma e atividades do projeto e apresentações mensais para o Comitê responsável.

Foco do projeto indicar quais documentos já deveriam ser descartados e com isto o cliente atingiu um redução de custo com guarda documental de 35mil/mês.